Zadatek czy zaliczka za wizytę? Zasady dla salonu beauty

Zadatek a zaliczka — różnica w jednym zdaniu

Zaliczka to po prostu część ceny zapłacona z góry: jeśli wizyta się nie odbędzie, co do zasady wraca do klientki. Zadatek to zabezpieczenie umowy: jeśli klientka nie przyjdzie z własnej winy, możesz go zatrzymać — ale jeśli to Ty odwołasz wizytę, klientka może żądać od Ciebie dwukrotności zadatku.

Dlatego słowo, którego użyjesz w regulaminie, w wiadomości i w tytule przelewu, ma znaczenie. „Zaliczka na poczet wizyty” i „zadatek” to dwie różne umowy, nawet jeśli kwota jest ta sama.

Co dokładnie mówi art. 394 Kodeksu cywilnego

Pierwszy paragraf przepisu brzmi: „W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej”.

Kolejne paragrafy mówią, że gdy umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet ceny, a gdy umowa zostanie rozwiązana albo nie dojdzie do skutku z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron (lub odpowiadają obie), zadatek wraca — bez obowiązku płacenia dwukrotności.

Dwie rzeczy wynikają z tego wprost. Po pierwsze, zadatek działa w obie strony: chroni Ciebie przed nieobecnością, ale też klientkę przed tym, że to Ty odwołasz termin. Po drugie, przepis zaczyna się od słów „w braku odmiennego zastrzeżenia umownego” — możesz więc w regulaminie doprecyzować zasady, np. do kiedy klientka może bezpłatnie przełożyć wizytę.

Kiedy zadatek ma sens, a kiedy odstrasza

Zadatek przy każdej wizycie to dodatkowy krok, który część nowych klientek zatrzyma na etapie rezerwacji. Dlatego najlepiej działa wybiórczo — tam, gdzie pusty termin kosztuje Cię najwięcej:

• przy długich zabiegach, które blokują pół dnia w grafiku,
• przy terminach, o które jest największa walka — np. sobota przed świętami,
• przy klientkach, które już raz nie przyszły bez odwołania,
• przy usługach, do których kupujesz materiał pod konkretną klientkę.

Stałym klientkom, które przychodzą od miesięcy i zawsze odwołują z wyprzedzeniem, zadatek zwykle tylko psuje relację. Lepiej zacząć od przypomnienia przed wizytą — gotowe treści znajdziesz we wpisie z wzorami SMS-ów z przypomnieniem.

Ile pobierać

Przepisy nie podają kwoty ani procentu. Rozsądny punkt wyjścia to tyle, ile realnie tracisz na pustym terminie, którego nikt nie zdąży zająć — zwykle część ceny zabiegu, a nie całość. Zadatek równy pełnej cenie wizyty łatwo odebrać jako przedpłatę, a nie zabezpieczenie.

Pamiętaj też, że wobec klientek-konsumentek postanowienia, które kształtują ich prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają ich interesy, mogą zostać uznane za niedozwolone (art. 385¹ Kodeksu cywilnego). Umiarkowana kwota i jasne zasady to nie tylko lepsza relacja, ale też mniejsze ryzyko sporu.

Jak pobierać zadatek bez systemu płatności

Przy pracy solo najprostsza jest wpłata BLIK-iem na telefon albo przelewem. Żeby nie było później nieporozumień, trzymaj się trzech zasad:

1. Nazwij wpłatę wprost. W wiadomości i w tytule przelewu: „zadatek za wizytę [data], [usługa]”.
2. Podaj termin wpłaty. Np. 24 godziny od rezerwacji — bez wpłaty termin wraca do puli.
3. Zapisz to przy wizycie. Krótka notatka „zadatek 50 zł, wpłacony 3.11” oszczędzi Ci przeszukiwania historii przelewów w dniu wizyty.

Salonify nie pobiera płatności online, więc zadatek rozliczasz poza systemem, a informację o wpłacie zapisujesz w notatce przy wizycie albo w karcie klientki. Z tej samej karty widać historię wizyt i nieobecności, więc łatwo zdecydować, od kogo zadatek w ogóle pobierać.

Co napisać w zasadach rezerwacji

Zasady muszą być znane klientce przed wpłatą — najlepiej w opisie wizytówki, przy formularzu rezerwacji albo w wiadomości z prośbą o zadatek. Przykładowe brzmienie, które możesz dopasować do siebie:

Ostatnie zdanie nie jest uprzejmością, tylko tym, co i tak wynika z art. 394 — lepiej napisać je wprost, niż zaskoczyć nim siebie przy pierwszym odwołaniu z Twojej strony. Warto też z góry zdecydować, jak traktujesz nagłą chorobę klientki, i napisać to w zasadach, żeby nie rozstrzygać tego za każdym razem od nowa.

W Salonify ustawiasz moment graniczny, do którego klientka może sama odwołać albo przełożyć wizytę przez link z e-maila — po tym czasie widzi zamiast tego Twój numer telefonu. Dzięki temu zasada „do 48 godzin przed” działa sama, bez pilnowania. Jeśli chcesz to sprawdzić, załóż konto na 14 dni za darmo.

Ten tekst to informacja ogólna, a nie porada prawna. Przy sporze z klientką albo przed spisaniem regulaminu warto skonsultować zapisy z prawnikiem.