Regulamin rezerwacji wizyt w salonie beauty — wzór do skopiowania
Dobry regulamin rezerwacji mieści się na jednym ekranie telefonu i odpowiada na pięć pytań: do kiedy można odwołać wizytę, co przy spóźnieniu, co przy nieobecności, kiedy możesz odmówić zabiegu i jak się płaci. Poniżej gotowy wzór dla jednoosobowego salonu — wartości w nawiasach zmieniasz na swoje.
Po co regulamin, skoro pracujesz sama
Regulamin rezerwacji nie jest dla prawnika, tylko dla klientki — i dla Ciebie w chwili, gdy ktoś spóźnia się czterdzieści minut albo trzeci raz nie przychodzi. Zasady spisane wcześniej i pokazane przed rezerwacją zamieniają niezręczną rozmowę w „tak jak w zasadach”. Bez nich każda sytuacja jest negocjacją.
Nie musi być długi. Najlepiej działają regulaminy, które da się przeczytać w minutę na telefonie: kilka krótkich punktów o odwołaniach, spóźnieniach i płatności. Resztę dopowiesz w rozmowie.
Co musi się w nim znaleźć
- Do kiedy można odwołać wizytę — konkretna liczba godzin, nie „z wyprzedzeniem”.
- Co się dzieje przy spóźnieniu — ile minut tolerujesz i co potem.
- Konsekwencje nieobecności — np. zadatek przy kolejnej rezerwacji.
- Przeciwwskazania — że klientka ma je zgłosić, a Ty możesz odmówić zabiegu.
- Płatność i reklamacje — jak płacić i do kiedy zgłosić zastrzeżenia.
- Kto przetwarza dane — odesłanie do polityki prywatności.
Wzór regulaminu do skopiowania
Wartości w nawiasach kwadratowych zmień na swoje. Jeśli nie pobierasz zadatków, usuń § 4 albo zostaw tylko pierwsze zdanie i zamień „z zadatkiem” na „wyłącznie telefonicznie”.
§ 1. Rezerwacja
- Wizytę można zarezerwować online przez stronę rezerwacji, telefonicznie lub osobiście.
- Rezerwacja jest potwierdzana wiadomością e-mail lub SMS. Brak potwierdzenia oznacza, że termin nie został zarezerwowany.
- Przy pierwszej wizycie prosimy o podanie prawdziwego imienia i numeru telefonu — to jedyny sposób, by skontaktować się w razie zmiany terminu.
§ 2. Zmiana i odwołanie wizyty
- Wizytę można bezpłatnie przełożyć lub odwołać najpóźniej [24] godziny przed jej rozpoczęciem — przez link w wiadomości z potwierdzeniem albo telefonicznie.
- Później zmiana jest możliwa wyłącznie telefonicznie i zależy od dostępności terminów.
- Jeśli to my musimy odwołać wizytę, poinformujemy o tym najszybciej, jak to możliwe, i zaproponujemy nowy termin.
§ 3. Spóźnienia
- Spóźnienie do [15] minut skracamy z czasu zabiegu, żeby nie przesuwać kolejnych klientek.
- Przy spóźnieniu powyżej [15] minut możemy nie wykonać zabiegu albo wykonać jego krótszą wersję. Wizyta jest wtedy traktowana jak nieodwołana.
§ 4. Nieobecność bez odwołania
- Po [dwóch] nieodwołanych wizytach kolejne rezerwacje są możliwe wyłącznie z zadatkiem.
- Zadatek wynosi [50 zł], jest zaliczany na poczet ceny zabiegu i przepada, jeśli wizyta nie zostanie odwołana w terminie z § 2.
§ 5. Przeciwwskazania i zdrowie
- Przed zabiegiem prosimy o poinformowanie o alergiach, przyjmowanych lekach, ciąży i chorobach skóry.
- Możemy odmówić wykonania zabiegu, jeśli istnieją przeciwwskazania — w takiej sytuacji zaproponujemy inny termin lub inny zabieg.
- W dniu wizyty z objawami infekcji prosimy o przełożenie terminu — bez opłat, także po upływie terminu z § 2.
§ 6. Płatność
- Płatność za wizytę następuje po zabiegu, gotówką, kartą lub BLIK-iem.
- Ceny podane w cenniku są cenami brutto.
§ 7. Reklamacje i poprawki
- Zastrzeżenia do wykonanej usługi prosimy zgłaszać w ciągu [7] dni od wizyty — telefonicznie lub wiadomością.
- Bezpłatna poprawka przysługuje, jeśli usterka wynika z wykonania zabiegu, a nie z pielęgnacji niezgodnej z zaleceniami.
§ 8. Dane osobowe
- Administratorem danych podanych przy rezerwacji jest [imię i nazwisko / nazwa firmy, adres]. Szczegóły w polityce prywatności dostępnej na stronie rezerwacji.
Ile godzin na odwołanie
Przepisy nie narzucają żadnej granicy — ustalasz ją sama. W praktyce sprawdzają się dwie wartości:
- 24 godziny przy krótszych zabiegach, na które łatwo znaleźć kogoś z listy oczekujących.
- 48 godzin przy zabiegach na 2–3 godziny i w najbardziej obleganych dniach, kiedy zwolniony termin trzeba komuś zaproponować z wyprzedzeniem.
Ważniejsze od samej liczby jest to, żeby klientka mogła łatwo odwołać wizytę przed tą granicą. Jeśli jedyną drogą jest telefon, którego nie odbierasz w trakcie zabiegu, część klientek po prostu nie przyjdzie.
Zadatek w regulaminie
Jeśli chcesz zatrzymać wpłatę przy nieobecności, nazwij ją w regulaminie zadatkiem, a nie zaliczką — to dwie różne rzeczy w świetle Kodeksu cywilnego. Szczegóły, kwoty i pułapki opisujemy we wpisie zadatek czy zaliczka za wizytę. Zadatek wymagany dopiero po nieobecnościach, jak w § 4, nie zniechęca nowych klientek, a działa na te, które nie przychodzą.
Gdzie pokazać regulamin klientkom
Zasada jest jedna: klientka ma zobaczyć regulamin przed rezerwacją, a nie po nieobecności. Dlatego:
- na stronie rezerwacji — najlepiej obok usług, a nie w stopce,
- w wyróżnionych relacjach na Instagramie, np. „Zasady”,
- w krótkiej formie w wiadomości z potwierdzeniem lub przypomnieniem,
- wydrukowany przy stanowisku albo w recepcji.
W Salonify granicę odwołania ustawiasz raz w ustawieniach. Do tego momentu klientka przełoży lub odwoła wizytę sama, linkiem z maila z potwierdzeniem; później widzi Twój numer telefonu zamiast opcji zmiany online. Treść zasad wklejasz w sekcję pytań i odpowiedzi na wizytówce, więc klientka czyta je w trakcie rezerwacji. Jeśli chcesz to sprawdzić na swoim grafiku, załóż konto na 14 dni za darmo.
Zastrzeżenie
Wzór jest punktem wyjścia dla jednoosobowego salonu, a nie poradą prawną. Jeśli sprzedajesz pakiety, karty podarunkowe albo przyjmujesz przedpłaty online, regulamin warto skonsultować z prawnikiem — wtedy dochodzą przepisy o umowach zawieranych na odległość.
Pytania o regulamin rezerwacji
Czy salon musi mieć regulamin?
Przepisy nie wymagają osobnego regulaminu rezerwacji od salonu przyjmującego klientki na miejscu. Spisane zasady ułatwiają jednak egzekwowanie odwołań i spóźnień, bo klientka zna je przed wizytą.
Ile godzin przed wizytą klientka powinna móc ją odwołać?
Najczęściej 24 godziny przy krótszych zabiegach i 48 godzin przy długich lub najbardziej obleganych terminach. Granicę ustalasz sama — ważne, żeby była podana konkretnie.
Czy mogę wymagać zadatku tylko od klientek, które nie przyszły?
Tak, i to dobry kompromis — nowe klientki rezerwują bez przeszkód, a zadatek dotyczy tylko osób z wcześniejszymi nieobecnościami. Wpłatę nazwij zadatkiem, nie zaliczką.
Gdzie umieścić regulamin, żeby był ważny dla klientki?
Tam, gdzie klientka zobaczy go przed rezerwacją: na stronie rezerwacji przy usługach, w wyróżnionych relacjach na Instagramie i w skrócie w wiadomości z potwierdzeniem.
